Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst - Assistenz der Fakultätsleitung

Über uns

An der Hochschule Offenburg studieren 4.000 Studierende aus 40 Nationen. Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mechatronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und sie zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnereinrichtungen aus der Region und sind gleichzeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg 490 Personen beschäftigt.

Wir suchen

Die Hochschule Offenburg sucht ab September 2024

eine*n Beschäftigte*n im Verwaltungsdienst
in Teilzeit| 50 % | Vergütung nach E 9 b TV-L | befristet auf 13 Monate| Kennziffer 998

für die Fakultät Elektrotechnik, Medizintechnik und Informatik (EMI), insbesondere als Assistenz der Fakultätsleitung.

Ihre Aufgaben

Selbstständige Bearbeitung allgemeiner Sekretariatsaufgaben einschließlich der Planung, Organisation und Koordination von fakultätsspezifischen Terminen und Meetings
Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Pflege von Akten und Unterlagen
Gremienbetreuung (Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellen von Protokollen)
Koordination der Lehrbeauftragtenplanung (Verwaltung der Lehraufträge, Monitoring und Kommunikation)
Mitorganisation bei Studiengangsangelegenheiten, insbesondere der Studiengangsentwicklung, -koordination und -akkreditierung sowie Qualitätssicherung und Datenmanagement
Selbstständige Durchführung von Aufgaben der Fakultätsverwaltung (z.B. Controlling der Haushaltsmittel und des Personals, Vorbereitung der Lehrdeputatsabrechungen, Begleitung von Berufungsverfahren)

Ihr Profil

Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder eine verwaltungsbezogene Ausbildung oder eine vergleichbaren Ausbildung/Hochschulausbildung bzw. Erfahrung in den oben genannten Aufgaben
Eigenverantwortliche, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, und hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung
Organisationsgeschick, sehr gutes Zeitmanagement, Flexibilität, Teamgeist
Sichere Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
Freude an der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Studierenden und an der Organisation von Veranstaltungen, insbesondere im Zusammenhang mit hohem Publikumsaufkommen
Sicherer Umgang mit moderner Bürosoftware, insbesondere der gängigen MS-Office-Produkte
Kenntnisse von akademischen Strukturen und Arbeitsweisen sind von Vorteil

Wir bieten

Wir bieten Ihnen unter anderem:

attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
Jahressonderzahlung
flexible Arbeitszeiten
die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege

Allgemeine Hinweise

Die Hochschule Offenburg ist bestrebt, ihren Frauenanteil zu erhöhen und fordert qualifizierte Frauen deshalb ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt (Schwerbehinderung bitte nachweisen). Bei im Ausland erworbenen Bildungsabschlüsse bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungs-Tool ein. Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine kurze Bestätigung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen per E-Mail oder per Post nicht berücksichtigen werden.

Auskünfte

Fragen beantworten Ihnen gerne die Dekanin, Frau Prof. Dr. Elke Mackensen, Telefon 0781 205-4770 oder die Leiterin der Personalabteilung, Frau Tanja Wüst, Telefon 0781 205-149.

Bewerbungsschluss:

20. Mai 2024

Bewerben Sie sich jetzt hier online!

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